מחנכים את דור העתיד – עם תהליכים דיגיטליים שמאפשרים להתמקד באנשים
עמותת החלוץ היא אחת העמותות החינוכיות המובילות בישראל, הפועלת לחיזוק החברה הישראלית באמצעות חינוך, מנהיגות, ציונות ומעורבות חברתית. העמותה מפעילה מגוון רחב של מסגרות חינוכיות, מכינות קדם-צבאיות, תוכניות מנהיגות במגוון מוקדים ברחבי הארץ, ומלווה מדי שנה אלפי צעירים וצעירות ללימודים, להתפתחות אישית ולתרומה משמעותית לחברה.
לקראת כל שנת פעילות מתקבלות בארגון אלפי פניות ממועמדים המתעניינים במגוון התוכניות השונות של העמותה. במשך שנים התבסס תהליך הטיפול בפניות על שילוב של גיליונות Excel, טפסי Google וכלים נוספים, דבר שהקשה על המעקב, יצר עבודה ידנית רבה והגביל את היכולת לקבל תמונת מצב מלאה של כל מועמד לאורך תהליך ההרשמה.
כדי לבצע קפיצת מדרגה אמיתית בדיגיטל ובניהול הקשר עם המועמדים, בחרה עמותת החלוץ בפתרון משולב ואינטגרטיבי של קונסיסט, המשלב את Glassix, Consist CRM המבוססת על Fireberry, ו-SENDIX לתקשורת ב-WhatsApp.
"חיפשנו פתרון אחד שמחבר בין כל שלבי מסע המועמד"
ביקשנו מצוות עמותת החלוץ, שהגיע אלינו למשרדי קונסיסט להדרכה על המערכת, לספר כיצד הגיעו לפתרון המשולב ומה השתנה מאז ההטמעה.
מה היה האתגר המרכזי?
"אנחנו מטפלים מדי שנה באלפי מתעניינים שמבקשים להצטרף למכינות, לתוכניות ולקמפוסים שלנו. רצינו שכל פנייה תטופל במהירות, שלא ילך לאיבוד שום ליד, ושכל אנשי הצוות יוכלו לראות בזמן אמת בדיוק היכן נמצא כל מועמד בתהליך."
למה בחרתם בפתרון של קונסיסט?
"חיפשנו הרבה מעבר למערכת CRM. רצינו פתרון שמחבר בין כל ערוצי התקשורת, מרכז את כל הנתונים במקום אחד ומאפשר לנו לנהל את כל מסע המועמד – מהרגע שהוא פונה אלינו ועד לרישום הסופי. בקונסיסט מצאנו פתרון אינטגרטיבי מלא, עם צוות שמבין גם את התהליכים העסקיים וגם את הטכנולוגיה."
כיצד נראה התהליך כיום?
"כיום כל פנייה שמגיעה דרך הערוצים הדיגיטליים נקלטת באופן אוטומטי באמצעות מערכת Glassix ומוזרמת ישירות אל מערכת Consist CRM. כל המידע מרוכז בכרטיס לקוח אחד, והצוות יכול לעקוב אחר סטטוס הטיפול, להקצות משימות, לבצע מעקבים ולוודא שאף מועמד לא נשכח בדרך.
כאשר מועמד מתקדם בתהליך, ניתן להפיק ולשלוח אליו באופן דיגיטלי את טפסי ההרשמה ותחילת הלימודים, לנהל את תהליך החתימה הדיגיטלית ולהמשיך את הטיפול עד להשלמת הרישום – הכול מתוך סביבת עבודה אחת."
ואיך SENDIX משתלבת בתהליך?
"SENDIX משלימה עבורנו את התמונה ומאפשרת לנו לנהל תקשורת ישירה, מהירה ואפקטיבית ב-WhatsApp עם אלפי מועמדים וסטודנטים. אנחנו שולחים עדכונים, תזכורות, הודעות שיווקיות ומידע חשוב לאורך כל השנה בצורה פשוטה ומבוקרת."
תהליך אחד. מערכת אחת. חוויית מועמד טובה יותר.
הפתרון המשולב של קונסיסט מעניק לעמותת החלוץ פלטפורמה אחודה לניהול כלל תהליך הגיוס, ההרשמה והתקשורת עם המועמדים והסטודנטים.
במקום לעבוד עם מספר מערכות מנותקות, גיליונות Excel ותהליכים ידניים, כל מחזור החיים של המועמד מתנהל כיום במערכת אחת – החל מהפנייה הראשונית, דרך הטיפול והמיון, המשך בתהליך ההרשמה והחתימה על הטפסים ועד לתקשורת השוטפת לאורך הדרך.
עבור ארגון המטפל מדי שנה באלפי פניות, המשמעות היא לא רק חיסכון משמעותי בזמן ובמשאבים, אלא גם שיפור דרמטי באיכות השירות, במהירות התגובה, בשליטה הניהולית וביכולת להעניק לכל מועמד חוויה אישית ומקצועית יותר.
הפתרונות שהוטמעו
- Glassix – ניהול כלל ערוצי התקשורת הדיגיטליים וקבלת פניות ממועמדים.
- Consist CRM (Fireberry) – ניהול מלא של הקשר עם המועמדים, תהליכי ההרשמה, המעקב והתפעול.
- SENDIX – תקשורת חכמה ב-WhatsApp עם מועמדים, סטודנטים והקהל הרחב.
יחד, שלוש המערכות יוצרות סביבת עבודה אחודה, המאפשרת לעמותת החלוץ לנהל ביעילות את אלפי הפניות המתקבלות מדי שנה ולהעניק חוויית שירות מתקדמת לאורך כל מסע המועמד.
תודה לכל צוות הגיוס מעמותת החלוץ – ולצוות בחטיבת הדיגיטל בקונסיסט – בן ברוך מצוות Consist-CRM Fireberry ורואי שכטר מצוות Glassix
